In de wereld van scrummen, lean six sigma, sprints en daily stand-ups is het overzichtelijk: je bepaalt een doel, je maakt een plan hoe dat te halen en elke maand/week/dag doe je een update hoe het project ervoor staat. (Voor de mensen die niet zo bekend zijn met deze methoden van werken, hierbij de ultra samenvatting: collega’s bedenken samen het project en houden elkaar regelmatig kort en krachtig op de hoogte van de voortgang ervan.) Mij klinkt dit als voormalig projectleider als muziek in de oren: je maakt bewuste keuzes, je werkt stap voor stap naar het eindresultaat en zorgt ervoor dat iedereen goed op de hoogte is van elkaars werkzaamheden. 

Maar…

Helaas pindakaas zit er toch een grote ‘maar’ aan deze werkwijze. Als je zelf met deze manier van project managen hebt gewerkt, herken je het misschien: na de wittebroodsweken waarin je naar elke wekelijkse sprint en dagelijkse update (staand! Niet zitten. Lekker dynamisch!) uitkijkt, wordt het saai. Omdat de vaart erin moet blijven, geeft iedereen alleen de hoogstnoodzakelijke informatie. Concreet: wat wordt er dan uitgewisseld? Cijfers. Stoplichtkleuren. Bedragen. Aantallen. Procenten. Prognoses. 

That’s it. 

Geen overdenkingen, geen dilemma’s, geen inkijkjes in de werkelijke praktijk. (Disclaimer: dit kunnen zeker zaken zijn die in jouw geval wél in de scrumsessies/daily stand-ups/sprintmeetings terugkomen, maar de deelnemers die bij ons aankloppen hebben er last van dat dit juist ontbreekt.)

Mijn punt is: in veel gevallen worden deze werkoverleggen saai. Want ze gaan alleen nog maar over de cijfers en zonder context zijn die niet te plaatsen en zeker niet te onthouden. Wat heb je dan aan zo’n werkoverleg waar iedereen bij aanwezig moet zijn?

Zo ook Genevieve. Zij werkt bij een scale up en scrumt zich lekker door de dag heen met 5 projecten onder haar hoede. Voor het ene project ‘date’ ze elke dag haar collega’s ‘up’; voor de andere elke week of elke maand. Haar probleem? Het is saai: het gaat alleen over droge cijfers en ze heeft het idee dat zij en haar collega’s er niks mee kunnen – juist omdát het alleen maar over cijfers gaat. 

Wij van de Vertelschool raden natuurlijk aan om de boodschap die je wil overbrengen te vertellen met een verhaal. Maar dat is te kort door de bocht in dit geval. Want hoe maak je een verhaal van droge cijfers, als het perse kort en krachtig moet? 

We lieten Genevieve eerst beschrijven hoe zo’n werkoverleg verloopt – veel collega’s die achter elkaar een opsomming geven van hun project, met induttende koppies in de zaal als resultaat. We lieten haar vervolgens antwoord geven op vragen als: wat is het doel van die werkoverleggen? Wat moeten de collega’s in de zaal ervan onthouden, meenemen, eventueel anders gaan doen na zo’n flitsronde van stand van zaken? Genevieve veranderde door deze vragen letterlijk van houding. Ze ging rechterop zitten. Haar ogen kregen weer glans. De les van de dag was dat die podiumpraatjes niet moesten gaan over alleen maar cijfers. De echte bedoeling van die updates was: elkaar betrokken en enthousiast houden; applaus geven waar het goed was gegaan; stimuleren om het anders te doen waar het nog niet ok liep; duidelijk maken dat het een teameffort is om zo’n project te laten slagen en om hulp vragen waar je denkvermogen, besluitvaardigheid of onuitputtelijke werkkracht nodig hebt. 

Genevieve kon bijna niet wachten het volgende podiummoment te pakken. Ze realiseerde zich echter ook dat ze zich nog steeds moest voegen naar het concept van kort en krachtig uitwisselen. Het is niet dat ze opeens extra tijd kreeg voor haar spreekmoment. 

Dat hebben we als volgt opgelost: niet altijd alles vertellen. Dus waar ze eerst alle informatie deelde, doet ze dat nu heel selectief, maar mét context. De ene keer zoomt ze in op een collega die een onverwacht te-gek-gaaf resultaat heeft geboekt, de andere keer maakt ze helder welke hulp ze zoekt. 

Ze heeft de cijfers levend gemaakt. Dat ziet ze ook aan de koppies in de zaal. Die kijken haar aan en knikken! Dat is toch wat je wilt? Dus of je nou scrumt, sprint, daily stand-upt of ouderwets werkoverlegt: breng het met context, zodat je collega’s snappen wat je zegt, je boodschap onthouden en waar nodig er ook iets mee gaan dóen.