“Ik doe niet eens boodschappen met een briefje”, sputtert ze. Ik moet een beetje lachen, want ik heb Laura leren kennen als een lichte chaoot, dus dit verbaast me niks. En natuurlijk komt ze inderdaad ook niet thuis met de spulletjes die ze nodig had voor dat recept wat ze eigenlijk wilde klaarmaken.

Ook al is ze dus niet van de voorbereiding en de planning, mijn tip blijft wel hangen: “Maak een boodschappenbriefje. Íedere keer als je een gesprek gaat voeren. Net als je voor een diner heel concreet de ingrediënten in huis haalt, stel je een lijstje op van wat je wilt ‘halen’.”

“Tjee, ja, klinkt heel overzichtelijk. Lekker zeg.” Ik zie haar schouders zakken. “En eh…. hoe doe ik dat dan?”

Het klinkt zo simpel: maak van tevoren een boodschappenbriefje. Maar haar vraag HOE DAN?! Is volledig terecht. We voeren zoveel gesprekken op een dag dat we vaak niet eens stilstaan bij het doel van die gesprekken.

Het ultieme boodschappenbriefje

Waar het op neer komt is dit: vóór iedere meeting vraag je jezelf af met welk resultaat je naar buiten wilt lopen.

Ieder gesprek dat je voert is natuurlijk anders. In Laura’s geval is het een kennismakingsgesprek met een nieuwe directeur. En daar wil ze dus iets van, komt ze achter in mijn training. “Ik wil dat ze mij mijn gang laat gaan met mijn project.” Dat is mij nog wat te vaag. Als ik die directeur was, zou ik argwanend worden. Wat ga je allemaal uitspoken dan, als ik je ‘jouw gang laat gaan’?

Hoe concreter hoe beter. Dus vraag ik Laura streng: “Waar wil jij concréét een akkoord op krijgen?” Nou, het wensenlijstje blijkt niet mals. Ze wil niet alleen dóór kunnen met haar artistieke project (dus een keiharde GO van haar kersverse leidinggevende), ze hoopt eigenlijk ook op een projectmedewerker erbij én een groter budget. Oef, dat wordt nogal een boodschappenlijstje zo. En dat voor een kennismakingsgesprek. Dat is wat teveel van het goede. Ik loods Laura door de tussenstapjes:

Het ultieme doel wat je wilt bereiken is dus: een GO op je project + een nieuwe projectmedewerker + meer budget. Het onderwerp van het gesprek is: kennismaken. Dan moet je dat ook doen natuurlijk, en dat kost tijd. Zou ze dan nog tijd over hebben om haar wensen erdoor te krijgen? We trekken de conclusie dat ze niet de tijd heeft in dat ene gesprek om én kennis te maken én al haar doelen te behalen.

Vervolgstap is dan: het doel voor dit specifieke gesprek bepalen (dat werd de GO op het project) EN ervoor zorgen dat je ook je andere wensen later nog binnen gaat halen. Hoe? Door aan het eind van het kennismakingsgesprek met de directeur een nieuwe afspraak in te plannen met het onderwerp: vervolg project. Hoppa, kat in het bakkie!

Je doel bepalen, the easy way

In een training neem ik de tijd om de deelnemers hun doel te laten formuleren. En te checken of dat haalbaar is. En wat ze moeten doen als het niet in één keer kan.

In real life kan het – als je eenmaal doorhebt hoe het werkt – een stuk sneller. Dan doe je het op de fiets naar je afspraak of tijdens het doornemen van je agenda voor die dag. De belangrijkste vragen die je jezelf dan stelt zijn:

1. Wat is het ultieme doel van deze ontmoeting: wat wil ik het liefst bereiken?
2. Wat is het onderwerp + tijdsduur van de afspraak en is het ultieme doel dan in 1 keer haalbaar?
3. Wat heb ik dan nog nodig om het doel wél te halen? Bijvoorbeeld: nieuwe afspraak / contactgegevens van degene die er wel over gaat / je wensen bijstellen.

Direct toepassen:

En nou jij, lieve lezer. Wat heb jij deze week voor gesprekken te voeren? Neem er 2 minuten de tijd voor om het ultieme doel, de haalbaarheid en het alternatief (voor als het niet in 1 keer haalbaar is) te formuleren. Wedden dat je veel meer gefocust dat gesprek in kan?

Hoop dat je er wat aan hebt. Laat het me weten, vind ik leuk.

Geïnteresseerde groet,

Sandra & het team